Por qué la importación al CRM se rompe la primera vez
- Los teléfonos vienen con formatos mezclados (con guiones, con paréntesis, sin código de país).
- La misma persona aparece en 2 hojas distintas con teléfonos ligeramente diferentes.
- No hay columna que indique quién dio consentimiento para recibir mensajes outbound.
- Las etiquetas están en texto libre en la columna "notas" y no se pueden mapear.
- El CSV se exportó en Windows-1252 y los acentos se rompen en la importación.
Checklist previo a la importación
10 minutos de preparación evitan 10 horas de limpieza posterior.
- Una fila = un contacto. Sin fusiones de celdas, sin filas vacías intercaladas.
- Columnas fijas:
telefono,nombre,email,tags,opt_in,origen. - Formato E.164 en
telefono. - Etiquetas separadas por coma en la columna
tags. opt_in= "si" solo si podés demostrar consentimiento explícito (formulario, checkout, botón CTWA).origen= fuente del contacto (web, ctwa, referido, evento, importado).- Guardar como CSV UTF-8, no XLSX.
Formato E.164 y por qué es innegociable
La Cloud API de Meta solo acepta teléfonos en formato E.164. Cualquier variante genera errores silenciosos: el contacto se crea, pero no se puede mensajear.
| Formato | Ejemplo | ¿Sirve para el CRM? |
|---|---|---|
| E.164 | +5215512345678 | ✅ Correcto |
| Con paréntesis | +52 (55) 1234-5678 | ❌ Requiere limpieza |
| Sin código de país | 5512345678 | ❌ Requiere prefijo |
| Con 00 en vez de + | 005215512345678 | ❌ Formato E.123, no E.164 |
| Con espacios | +52 55 1234 5678 | ⚠️ Algunos CRM lo aceptan y limpian |
Trick de Google SheetsUsá
=REGEXREPLACE(A2,"[^0-9+]","") para eliminar todo lo que no sea número o "+" en la columna de teléfono. Después, agregá el prefijo país donde falte con IF(LEFT(A2,1)="+", A2, "+52"&A2).7 pasos para importar sin errores
- Auditá la base: quedate solo con contactos activos de los últimos 12 meses. Todo lo anterior sin interacción, archivar.
- Normalizá los teléfonos al formato E.164.
- Marcá el opt-in en una columna binaria: sí (con evidencia) / no.
- Exportá a CSV UTF-8 desde Sheets o Excel.
- Mapeá los campos en el importador del CRM. Priorizá teléfono, nombre, tags, opt-in, origen.
- Importá 100 registros de prueba primero. Revisá cómo se ven en el CRM.
- Subí el batch completo y activá la detección de duplicados en modo "fusionar".
6 errores comunes al importar contactos a un CRM de WhatsApp
- Importar la base entera sin opt-in y arrancar campañas HSM al día siguiente — bajada de Quality Rating garantizada.
- Dejar teléfonos duplicados sin fusionar — se rompen los reportes de conversión por contacto.
- Mapear "notas" a "tags" — genera decenas de etiquetas basura que ensucian el pipeline.
- Subir XLSX en vez de CSV UTF-8 — acentos rotos en toda la base.
- Importar sin marcar el origen — imposible medir después qué canal traía leads de calidad.
- Olvidar exportar un backup antes de importar — no hay marcha atrás si el mapeo salió mal.
Importar desde otras herramientas
| Fuente | Método recomendado | Cuidado |
|---|---|---|
| Google Sheets | Exportar a CSV UTF-8 | Normalizar teléfonos con REGEXREPLACE antes |
| Excel | Guardar como CSV UTF-8 | En Windows suele exportar como Windows-1252 por defecto |
| HubSpot | Exportación nativa de contactos | Mapear 'lifecycle stage' a etiquetas del CRM de WhatsApp |
| Salesforce | Data Loader o exportación de reporte | Filtrar solo contactos con teléfono válido |
| Pipedrive | Exportar personas a CSV | El campo 'label' de Pipedrive suele ir a 'tags' |
| Tiendanube / VTEX / Shopify | Exportación de clientes con teléfono | Casi siempre requieren pedir opt-in por segunda vez |
Consentimiento en e-commerceEl teléfono cargado al comprar no equivale a opt-in de WhatsApp salvo que el checkout tuviera un checkbox explícito. Ante la duda, pedí opt-in con una plantilla de servicio antes de arrancar campañas.
Preguntas Frecuentes
CliengoCliengo importa contactos por CSV con detección automática de duplicados, normalización de teléfonos y validación de opt-in — todo en una sola pantalla. La primera migración incluye asistencia de un especialista para evitar rompimientos de Quality Rating.
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