Por qué la importación al CRM se rompe la primera vez
- Los teléfonos vienen con formatos mezclados (con guiones, con paréntesis, sin código de país).
- La misma persona aparece en 2 hojas distintas con teléfonos ligeramente diferentes.
- No hay columna que indique quién dio consentimiento para recibir mensajes outbound.
- Las etiquetas están en texto libre en la columna "notas" y no se pueden mapear.
- El CSV se exportó en Windows-1252 y los acentos se rompen en la importación.
Checklist previo a la importación
10 minutos de preparación evitan 10 horas de limpieza posterior.
- Una fila = un contacto. Sin fusiones de celdas, sin filas vacías intercaladas.
- Columnas fijas:
telefono,nombre,email,tags,opt_in,origen. - Formato E.164 en
telefono. - Etiquetas separadas por coma en la columna
tags. opt_in= "si" solo si puedes demostrar consentimiento explícito (formulario, checkout, botón CTWA).origen= fuente del contacto (web, ctwa, referido, evento, importado).- Guardar como CSV UTF-8, no XLSX.
Formato E.164 y por qué es innegociable
La Cloud API de Meta solo acepta teléfonos en formato E.164. Cualquier variante genera errores silenciosos: el contacto se crea, pero no se puede mensajear.
| Formato | Ejemplo | ¿Sirve para el CRM? |
|---|---|---|
| E.164 | +525512345678 | ✅ Correcto |
| Con paréntesis | +52 (55) 1234-5678 | ❌ Requiere limpieza |
| Sin código de país | 5512345678 | ❌ Requiere prefijo |
| Con 00 en vez de + | 00525512345678 | ❌ Formato E.123, no E.164 |
| Con espacios | +52 55 1234 5678 | ⚠️ Algunos CRM lo aceptan y limpian |
Trick de Google SheetsUsá
=REGEXREPLACE(A2,"[^0-9+]","") para eliminar todo lo que no sea número o "+" en la columna de teléfono. Después, agrega el prefijo país donde falte con IF(LEFT(A2,1)="+", A2, "+52"&A2).7 pasos para importar sin errores
- Audita la base: quedate solo con contactos activos de los últimos 12 meses. Todo lo anterior sin interacción, archivar.
- Normaliza los teléfonos al formato E.164.
- Marca el opt-in en una columna binaria: sí (con evidencia) / no.
- Exporta a CSV UTF-8 desde Sheets o Excel.
- Mapea los campos en el importador del CRM. Prioriza teléfono, nombre, tags, opt-in, origen.
- Importa 100 registros de prueba primero. Revisa cómo se ven en el CRM.
- Sube el batch completo y activa la detección de duplicados en modo "fusionar".
6 errores comunes al importar contactos a un CRM de WhatsApp
- Importar la base entera sin opt-in y arrancar campañas HSM al día siguiente — bajada de Quality Rating garantizada.
- Dejar teléfonos duplicados sin fusionar — se rompen los reportes de conversión por contacto.
- Mapear "notas" a "tags" — genera decenas de etiquetas basura que ensucian el pipeline.
- Subir XLSX en vez de CSV UTF-8 — acentos rotos en toda la base.
- Importar sin marcar el origen — imposible medir después qué canal traía leads de calidad.
- Olvidar exportar un backup antes de importar — no hay marcha atrás si el mapeo salió mal.
Importar desde otras herramientas
| Fuente | Método recomendado | Cuidado |
|---|---|---|
| Google Sheets | Exportar a CSV UTF-8 | Normalizar teléfonos con REGEXREPLACE antes |
| Excel | Guardar como CSV UTF-8 | En Windows suele exportar como Windows-1252 por defecto |
| HubSpot | Exportación nativa de contactos | Mapear 'lifecycle stage' a etiquetas del CRM de WhatsApp |
| Salesforce | Data Loader o exportación de reporte | Filtrar solo contactos con teléfono válido |
| Pipedrive | Exportar personas a CSV | El campo 'label' de Pipedrive suele ir a 'tags' |
| Tiendanube / VTEX / Shopify | Exportación de clientes con teléfono | Casi siempre requieren pedir opt-in por segunda vez |
Consentimiento en e-commerceEl teléfono cargado al comprar no equivale a opt-in de WhatsApp salvo que el checkout tuviera un checkbox explícito. Ante la duda, pide opt-in con una plantilla de servicio antes de arrancar campañas.
Preguntas Frecuentes
En formato E.164: siempre con el signo '+' delante del código de país, sin espacios ni guiones. Ejemplo: +525512345678 para un número de México (desde 2019 se usa +52 seguido de 10 dígitos, sin el 1). Cualquier otro formato genera errores o duplicados al momento de sincronizar con la Cloud API de Meta.
Puedes cargarlos en el CRM, pero no puedes enviarles plantillas HSM ni difusiones. Meta exige consentimiento previo para conversaciones outbound. Si importas una base sin opt-in, márcala como 'solo inbound' hasta obtener el consentimiento por otra vía (formulario, checkout, botón CTWA).
Sí. La mayoría de los CRM nativos aceptan CSV con columnas mapeables a etiquetas, segmentos y campos custom. La clave es normalizar la hoja antes: una etiqueta por columna binaria (sí/no) o una columna 'tags' separada por comas.
Depende del plan y del BSP. Los planes de entrada suelen permitir 5.000 a 10.000 contactos por importación; los planes enterprise no tienen límite práctico. Si tienes más de 50.000 contactos, haz la importación por lotes segmentados para poder revertir errores.
Un CRM nativo detecta el duplicado por número normalizado y ofrece 3 opciones: descartar, sobrescribir o fusionar. Fusionar es lo recomendado si quieres conservar historial previo.
Sí. Desde Sheets y Excel se exporta a CSV UTF-8. Desde HubSpot y Salesforce se puede usar exportación nativa o conector oficial. Al mapear campos, prioriza teléfono, nombre, etiqueta de origen y estado de opt-in.
CliengoCliengo importa contactos por CSV con detección automática de duplicados, normalización de teléfonos y validación de opt-in — todo en una sola pantalla. La primera migración incluye asistencia de un especialista para evitar rompimientos de Quality Rating.
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