Inbox Compartido de WhatsApp: Cómo Funciona
3 vendedores, 1 celular, caos. La solución: inbox compartido en la nube con asignación inteligente.
El problema real
Tu equipo comparte un celular o se turnan para responder WhatsApp. Los chats se pierden, nadie sabe quién respondió qué, los leads se enfrían, y el cliente a veces recibe dos respuestas diferentes. ¿Te suena? Este es el problema #1 de los equipos de ventas que usan WhatsApp sin un inbox compartido.
Cómo funciona un inbox compartido
Un número, múltiples agentes
Todos los vendedores acceden al mismo número de WhatsApp desde sus computadoras. Cada uno ve solo los chats que tiene asignados.
Asignación automática
Los chats nuevos se asignan por round-robin (rotativamente), por habilidad (idioma, producto, zona) o por carga (al que menos chats activos tiene).
Notas internas
El vendedor puede dejar notas que solo ven los agentes, no el cliente. Ideal para contexto cuando se transfiere un chat.
Transferencia con contexto
Si un agente necesita pasar el chat a un especialista, el historial y las notas van con el chat. El cliente no tiene que repetir nada.
Vista de supervisor
El gerente de ventas ve todos los chats en tiempo real: quién respondió, cuánto tardó, qué pasa con cada lead.
Inbox compartido vs Linked Devices vs Celular compartido
| Aspecto | Celular compartido | Linked Devices | Inbox compartido (CRM) |
|---|---|---|---|
| Usuarios simultáneos | 1 a la vez | Hasta 4 dispositivos | Ilimitados |
| Asignación de chats | Manual ('toma, este es tuyo') | No existe | Automática por reglas |
| Notas internas | No | No | Sí, por chat |
| Transferencia | Pasar el celular | No estructurada | Con historial y contexto |
| Métricas por agente | Imposible | No | Tiempo, conversión, CSAT |
| Auditoría | No | No | Completa — quién dijo qué y cuándo |
| Costo | Gratis | Gratis | Requiere CRM con WhatsApp API |
Funcionalidades avanzadas
- Respuestas rápidas — templates pre-armados para respuestas frecuentes con un click
- Tags y estados — etiquetar conversaciones por tema, urgencia, o etapa del pipeline
- Filtros — ver solo chats sin responder, o de un vendedor específico, o de un tag
- SLA alerts — alerta si un chat lleva más de X minutos sin respuesta
- Horarios — fuera de horario, el chatbot atiende y deja todo listo para el equipo
- Multi-número — gestionar múltiples números de WhatsApp en el mismo inbox
